המפתח להטמעת פריורטי בצורה יעילה בארגון

מקצועיות - יעילות - אמינות

הכללים הבסיסיים הללו נדרשים לכל יועץ ומיישם של התכנה בארגון. ברגע שחברה מחזיקה בשלושת העקרונות האלו הושלם 50% מהעבודה. רבים המקרים שנתקלתי בהם שאחד מהעקרונות האלה לא נמצאו אצל המיישם ומכאן מתחיל "מדרון חלקלק" , הן בהיקף השעות העצום שנדרש להטמעה והן בכמות השגיאות שנעשות. דבר שמוביל את מנהלי החברה לשקול שוב את רצונם להטמיע מערכת ERP בכלל.

המטרה :

הגדלת הרווח בארגון

שימוש יעיל במשאבים = מיקוד הבעיות = ייעול תהליכים= צמצום שעות אדם / שיפור השרות ללקוח.

כללים לעבודה נכונה :

1. הכרת היעוד של תוכנת ERP – ראשי התיבות של ERP הם מערכת לתכנון המשאבים בארגון (באנגלית: Enterprise Resource Planning System) . הדגש הוא על כל הארגון. פעמים שחברות מתחילות בהטמעה בחלק אחד בארגון בלבד ומנסות לבחון את היעילות לפני שממשיכים הלאה. זאת טעות אסטרטגית אם לא מטמיעים בנקודות המרכזיות בארגון את המערכת כחבילה אחת. המערכת הזאת אומנם יכולה להתממשק לכל מערכת קיימת אחרת פחות או יותר אבל הזמן שמבזבזים בלפתור בעיות של שימוש חלקי מאוד בתוכנה כזאת אינו עולה בקנה אחד עם העקרונות של יעילות ואף מקצועיות. המערכת בנויה לחבר את כל הארגון כמקשה אחת של פעילות סינרגטית מושלמת ע"מ לבקר את פעילות החברה ברמת המיקרו וליעל את הפעילות כך שתצרוכת שעות האדם בארגון מוקטנת.

2. אפיון אפיון ואפיון – לא כל מיישם פריורטי מבין בעסקים, בתהליכים נכונים לניהול העסק, או אפילו בהבנה בסיסית בחשבונאות. ע"מ ליישם את התכנה בצורה מושלמת בארגון חייבים לאפיין את הארגון (בכתב ! ) כלומר להגדיר את המצב הנוכחי בכל אחד מהאגפים, ולאחר מכן לכתוב כיצד רוצים ראות את הארגון בהמשך, רק לאחר מכן ניתן לכתוב את האפיון של התכנה ומה אנחנו רוצים להפיק ממנה. בד"כ מנהלים יודעים טוב מאוד להגדיר בע"פ את האופק שאליו הם שואפים, יחד עם זאת התפקיד של החברה המטמיעה / המייעצת הוא להגדיר הכל בכתב ע"מ למקד את הבעיות.

3. תהליך ההטמעה – בתהליך עצמו יש תמיד הבדלים בין התכנון לביצוע וחייבים להכיר היטב את התכנה ע"מ שנוכל למצות עד תום את הפונקציות הקיימות לפני שרצים לפיתוח פונקציות חדשות ומבזבזים המון כסף. בתהליך זה חייבים לבצע איזון נכון בין ההוצאה הכספית לחלומות של המנהלים בארגון, איני טוען שצריך לוותר על החלומות אבל בהחלט צריך להתאים אותם למציאות ככל הניתן וגם אם מגיעים ל 95% מהחלום ע"י שימוש בפונקציות הקיימות בתוכנה ללא צורך בפיתוח נוסף זה מעולה.

4. היחס וצורת העבודה – המיישם חייב להיות זמין ופתוח לרעיונות מצד הארגון עד סיום כל התהליך. זה עקב אכילס של פרויקט כזה. פעמים רבות המיישם "נעלם" לכמה ימים ומשאיר את מנהלי החברה עם תסכולים רבים כי תיקון קטן יכול לעשות שינוי גדול בחלקים שכבר פועלים בארגון בתוכנה. ולכן חייבים לבחור חברה שיודעת לתת את הנשמה והלב לארגון, ולהיות שם לצד הגורמים המקצועיים בכל זמן.